9 نکته کاربردی Microsoft Word که باید همین الان یاد بگیرید - شهر سرگرمی

اگر یک رایانه شخصی دارید، ممکن است فکر کنید که احتیاجی به نکات Microsoft Word ندارید. به هر حال 40 سال است که این برنامه وجود دارد، مطمئنا همه اسرار آن مدت هاست که برملا شده است.

چه همواره از Word بهره ببرید یا فقط زمانی آن را باز کنید که احتیاج به پاک کردن حافظه دستگاه خود داشته باشید، باید کمی فراتر از این قدم بردارید تا واقعاً بیشترین استفاده را از آن ببرید. در ادامه چند راه حل برای این منظور پیشنهاد شده است:

1. تکه های جعلی متون را با ابزار lorem ipsum ایجاد کنید

افرادی که با کلمات کار نمی نمایند ممکن است ندانند که lorem ipsum همان کلمه نوشته شده است، البته صرفا حرف های بی فایده است، تکه هایی از حروف شبیه به کلمه که به افراد یاری می نماید تا ظاهر متن در یک وب سایت یا مجله، کتاب یا سند را تجسم نمایند.

اگر تمایل بیشتری به طراحی اسناد به جای نوشتن آن ها دارید، یا دوست دارید پیش نویس ها را با به هم ریختن قالب صفحه به تعویق بیندازید، می توانید از lorem ipsum در Word بهره ببرید. شما حتی احتیاجی به باز کردن یک منو ندارید؛ کافیست Lorem را در جایی از صفحه تایپ نموده و Enter را فشار دهید.

به طور پیش فرض، دستور پنج پاراگراف کوتاه از متن ایجاد می نماید. اگر این برای شما کافی نیست، می توانید با اضافه کردن یک عدد در داخل پرانتز به Word بگویید چند عدد می خواهید؛ بنابراین، اگر 12 پاراگراف می خواهید، Lorem (12) را تایپ کنید و از متن رایگان خود لذت ببرید.

2. یک مهر زمانی زنده، به کار خود اضافه کنید

اگر یک الگوی سند دارید که دائما باید با تاریخ فعلی آن را به روز کنید، Word ابزاری دارد که شما را از نگاه کردن مداوم به گوشه صفحه بی احتیاج می نماید. می توانید با رفتن به برگه Insert و کلیک کردن بر روی ابزار Insert date and time یک مهر زمانی به سند اضافه کنید، این یک نماد کوچک است که تقویمی را با ساعتی در بالا در سمت چپ دکمه معادله نشان می دهد.

در پنجره در حال ظهور، می توانید از بین یک لیست طولانی از قالب های زمانی، مانند دو رقمی کلاسیک ماه/روز/سال یا حتی یکی که دقیقا ثانیه ای را که آن را در سند وارد نموده اید، انتخاب کنید. به طور پیش فرض، این تابع ثابت خواهد بود، به شرط اینکه کادر درست زیر لیست کنار به روزرسانی اتوماتیک را علامت بزنید. پس از اتمام کار، روی OK کلیک کنید.

اگر با افراد کشور های دیگر همکاری می کنید یا به زبانی غیر از زبان پیش فرض سیستم تان کار می کنید، پنجره درج تاریخ و زمان یک منوی کشویی ارائه می نماید که در آن می توانید زبان و گزینه های قالب تاریخ را با آن تغییر دهید. مایکروسافت فورا زبان هایی را که به سیستم عامل خود اضافه نموده اید، به شما نشان می دهد، بنابراین اگر می خواهید از زبانی بهره ببرید که در آن لیست نشده است، باید آن را به وسیله تنظیمات و سپس Time & language (ویندوز) یا تنظیمات سیستم > اضافه کنید. عمومی > زبان و منطقه (macOS).

3. اسناد را در Microsoft Word امضا کنید

ممکن است از شما خواسته گردد سندی را که به وسیله ایمیل دریافت نموده اید، چاپ و امضا کنید و سپس از آن عکس بگیرید. یا بدتر آن را اسکن کنید. امروزه Word به شما امکان می دهد جنبه فیزیکی امضای یک سند را با گزینه Shapes دور بزنید.

به تب Insert بروید، روی Shapes کلیک و underline را انتخاب کنید. این به شما این امکان را می دهد که از مکان نما خود به عنوان یک اتوماتیک برای رسم امضا بهره ببرید، سپس می توانید آن را در سراسر سند حرکت دهید و حتی هر زمان که بخواهید آن را کپی/برش و جایگذاری کنید. البته کشیدن امضا با ماوس ساده ترین و راحت ترین کار نیست، اما با کمی تمرین آسان تر می گردد.

از سوی دیگر اگر در حال امضای یک سند مهم هستید و نمی توانید مشاهده امضای لرزان خود را که همواره در آنجا نشسته است تحمل کنید، گزینه دیگری وجود دارد. اگر مشترک Office 365 هستید و رایانه شخصی دارید، می توانید با استفاده از ویژگی Draw از ترک پد خود برای امضا بهره ببرید.

به برگه Draw بروید و کلید سوئیچ بالای Draw with trackpad را روشن کنید. Word یک ناحیه مستطیل شکل را روی صفحه نمایش به شما نشان می دهد، با کشیدن انگشت روی صفحه لمسی خود آن را پر کنید. احتیاجی نیست که فشار دهید یا چیز دیگری، فقط انگشت خود را به اطراف بکشید. از دو انگشت خود بهره ببرید تا ناحیه را به مکان دیگری روی صفحه ببرید و پس از اتمام کار، هر کلیدی را می توانید فشار دهید. سپس می توانید مقدار خط نوشته های خود را تغییر دهید و در سند کپی/برش و جای گذاری کنید.

4. با حالت فوکوس مایکروسافت عوامل حواس پرتی را خاموش کنید

چیزی که Word یا هر پردازشگر متنی، در این مورد نمی تواند برای شما انجام دهد این است که در واقع آنچه را که باید بنویسید بنویسد. با اجتناب از حواس پرتی با حالت فوکوس مایکروسافت به خود یاری کنید. این ویژگی سند شما را روی تمام صفحه با پس زمینه سیاه تنظیم می نماید، بنابراین به معنای واقعی کلمه هیچ کاری جز تایپ کلمات وجود ندارد.

نمای پیش فرض حتی نوار پیمایش اصلی یا نوار را با تمام گزینه هایی که به آن عادت نموده اید، پنهان می نماید در حالی که آن ها هنوز آنجا هستند، برای مشاهده آن ها کافی است فقط نشانگر خود را به بالای صفحه ببرید، گزینه ها پایین می آیند. همه چیز تک رنگ است، بنابراین هیچ رنگ زیبایی حواس شما را پرت نمی نماید. برای فعال کردن حالت فوکوس، به View رفته و Focus را انتخاب کنید. هر زمان که بخواهید می توانید با زدن کلید Esc از این ویژگی خارج شوید.

5. اجازه دهید Word نوشته شما را با نمره خوانایی ارزیابی کند

همانطور که گفتیم، Word نمی تواند برای شما نثر بسازد، اما می تواند ویرایشگر خوبی باشد. این برنامه می تواند نوشته های شما را ارزیابی کند و به شما بگوید که کجا باید پیشرفت کنید تا متن شما برای مخاطبان شما مناسب باشد.

با کلمات موجود در صفحه، به Tools, Spelling and Grammar بروید و ویرایشگر را انتخاب کنید. یک نوار کناری در سمت راست صفحه نمایش شما ظاهر می گردد که به متن و نوشته شما امتیاز می دهد. برای مشاهده پیشنهادات Word روی هر کدام کلیک کنید. به خاطر داشته باشید که این فقط یک برنامه است، بنابراین ممکن است که بعضی از توصیه های آن برای شما اصلا منطقی نباشد. اگر اینطور است، می توانید آن ها را نادیده بگیرید.

می توانید بعلاوه روی Document stats کلیک کنید، پس از چند ثانیه پنجره ای با جزئیات مربوط به سند خود، مانند تعداد کلمات و جملات، و میانگین کاراکتر ها در هر کلمه، خواهید دید.

اما بخش واقعا سرگرم نماینده زیر Readability است. در آنجا، Word امتیاز متن شما را بر اساس شاخص های Flesch Reading Ease و Flesch-Kincaid Grade Level به شما نشان می دهد. به ترتیب، هدف این سیستم ها این است که معین نمایند خواندن یک سند چقدر آسان است و مخاطبان شما باید چه سطح خواندنی داشته باشند تا به طور کامل و آسان آن را درک نمایند.

در خصوص نمره سهولت خواندن، هرچه این عدد بیشتر باشد، درک آن آسان تر است. به طور کلی، شما می خواهید هر چیزی که می نویسید بین 70 تا 80 باشد، به این معنی که درک آن برای بزرگسالان عادی نسبتا آسان باشد. در همین حال، شاخص Flesch-Kincaid از سطوح نمرات سیستم آموزشی آمریکا به عنوان پارامتر های خود استفاده می نماید و می تواند به شما یاری کند که بسنجید آیا متن شما مناسب مخاطبان شما است یا خیر، مثلا اگر در یک کنفرانس دانشگاهی صحبت می کنید، نمره بالا نمی تواند به شما یاری کند.

6. بین نقاط مهم ویرایش جابجا شوید

نکته مهم تر، اما همچنان مفید، استفاده از میانبر صفحه کلید برای جابجایی بین ویرایش ها است. Shift + F 5 را بزنید تا مایکروسافت شما را به آخرین جایی که متن خود را ویرایش نموده اید، بازگرداند. دوباره آن را بزنید و به سراغ یکی از قبل از آن خواهید رفت.

به خاطر داشته باشید که اگر لپ تاپ یا صفحه کلید شما از ردیف کلید F برای عملکرد های دیگر مانند قطع کردن رایانه یا تنظیم روشنایی صفحه نمایش استفاده می نماید، ممکن است لازم باشد قبل از آن میان بر، کلید Function یا Fn را اضافه کنید. این به رایانه شما می گوید که از F 5 به عنوان F 5 استفاده می کنید و مثلا قصد ندارید نور پس زمینه صفحه کلید خود را تنظیم کنید.

این فوق العاده مفید است اگر در حال بازبینی یک سند طولانی یا در آخرین مراحل ویرایش هستید، زمانی که تغییرات ممکن است کمیاب و دور از یکدیگر باشند.

7. کاراکتر های نامرئی را پیدا و جایگزین کنید

اگر تا به حال با یک سند بسیار فرمت شده مشکل داشته اید یا فکر نموده اید که چرا با زدن کلید Enter فاصله مناسبی به شما نمی دهد، ممکن است با کاراکتر های مخفی یا نامرئی روبرو شوید.

ببینید، بیشتر چیز های یک سند دارای یک کاراکتر هستند، حتی فاصله بین پاراگراف ها. اگر احتیاج دارید ببینید با چه چیزی سر و کار دارید، می توانید از مایکروسافت بخواهید که با زدن Command + 8 (Mac) یا Ctrl + Shift + 8 (ویندوز) به شما نشان دهد. وقتی این کار را انجام دادید، می بینید که دسته ای از کاراکتر های تازه با رنگ های متفاوت ظاهر می شوند. بعضی از رایج ترین آن ها عبارتند از یک نقطه معلق بین کلمات که مخفف یک فاصله واحد است و یک P به سمت چپ که به معنای وجود یک پاراگراف منفرد است.

احتمالا از این میانبر برای اسناد ساده استفاده نخواهید کرد، اما اگر از الگویی که در Word یا آنلاین یافته اید، استفاده می کنید، ممکن است به شما یاری کند تا متوجه شوید که اگر فایل آغاز به عملکرد نامناسب کند، چه مسئله ای دارد.

8. از اسناد خود با رمز عبور محافظت کنید

بسته به نسخه وردی که دارید، می توانید این گزینه را با کلیک کردن روی File، Info و سپس Protect سند مشاهده کنید. این منو لیستی از کار هایی را که می توانید انجام دهید، مانند محدود کردن ویرایش یا فقط دادن دسترسی افراد خاص به فایل به شما ارائه می دهد، اما اگر می خواهید مسیر امن تری را طی کنید، Encrypt with password را انتخاب نموده و دستورالعمل ها را دنبال کنید.

در نسخه 2023 Word، گزینه Protect document را در زیر تب Review خواهید یافت. پنجره بعدی تعدادی از کار ها را به شما نشان می دهد که می توانید انجام دهید، از تنظیم رمز عبور برای دسترسی به سند گرفته تا احتیاج به اعتبار برای اقدامات خاص مانند مشاهده نظرات، ویرایش یا ردیابی تغییرات. رمز عبور خود را وارد کنید، آن را به خاطر بسپارید یا آن را در مکانی امن ذخیره کنید و برای انتها، روی OK کلیک کنید.

9. همه اشیا را کاملا تراز کنید

وقتی صحبت از درج اشیا در سند شما می گردد، Word به شما حق انتخاب بسیاری می دهد. می توانید تصاویر، ویدیوها، GIF و doodle را جاسازی و آن ها را به هر کجا که می خواهید، منتقل کنید؛ اما این همه آزادی گاهی تشخیص اینکه نمودار هایی را که به گزارش سالانه خود اضافه می کنید، واقعا به درستی تراز شده اند، سخت می نماید.

برای اطمینان از اینکه همه چیز در جایی است که باید باشد، از یک شبکه بهره ببرید. در زیر تب Layout، روی Align کلیک و از منوی کشویی View gridlines را انتخاب کنید. این گزینه بلافاصله یک شبکه را در ناحیه کاری صفحه شما پوشش می دهد که می توانید از آن به عنوان مرجع بهره ببرید تا ببینید دقیقا کجا اشیا را قرار دهید یا مطمئن شوید که همه آن ها به یک مقدار هستند. در منوی Align، بعلاوه می توانید روی تنظیمات Grid کلیک کنید تا گزینه هایی مانند ناحیه ای از اشیاء صفحه که به آن می چسبند یا مقدار شبکه را سفارشی کنید. وقتی کارتان تمام شد، روی OK کلیک کنید تا تنظیمات شما ذخیره گردد.